Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym informacje z całego okresu zatrudnienia pracownika w danym miejscu pracy. Dokument taki wystawia się tylko pracownikom, co oznacza, że nie otrzyma go osoba zatrudniona np. na podstawie umowy cywilnoprawnej. W dokumencie tym pracodawca nie umieszcza informacji dotyczących oceny jakości pracy wykonywanej przez zatrudnionego, tylko podaje określone fakty związane z jej przebiegiem. Zakres informacji zawartych w świadectwie pracy określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. z 1996r., Nr 60, poz.282 z zm.).

   Pracodawca każdemu pracownikowi, który zakończył zatrudnienie, musi wydać świadectwo pracy. Obowiązek ten spoczywa na nim bez względu na długość umowy o pracę zawartej z pracownikiem, stanowisko zajmowane przez pracownika oraz sposób, w jaki został z nim rozwiązany stosunek pracy.

  W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

   Dyrektor szkoły, jak pracodawca, nie ma obowiązku wydawania pracownikowi świadectwa pracy w sytuacji, gdy bezpośrednio po rozwiązaniu stosunku pracy został z tym pracownikiem ponownie nawiązany stosunek pracy w tej samej szkole. Dyrektor nie może odmówić jednak wydania świadectwa pracy pracownikowi, który wystąpił z wnioskiem w tej sprawie.

Świadectwo pracy powinno zawierać następujące informacje:

* dane o pracodawcy,
* dane osobowe pracownika,
* pełny okres zatrudnienia pracownika w danej szkole, z podaniem wymiaru czasu pracy, w jakim był on zatrudniony. Uwaga: nie ma tu obowiązku wyszczególniania rodzajów umów o pracę będących podstawą zatrudnienia pracownika.
* wszystkie pełnione przez pracownika funkcje,
* okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie,
* liczba dni wykorzystanego zwolnienia lekarskiego,
* okres, o który został skrócony czas wypowiedzenia uprawniający do odszkodowania,
* czas odbywania przez pracownika służby wojskowej,
* okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
* przyczyna rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy.

** W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy należy podać odpowiednio:
- śmierć pracownika, na podstawie art.63 Kodeksu Pracy,
- upływ trzech miesięcy tymczasowego aresztowania pracownika, na podstawie art.66 Kodeksu Pracy,
- niezgłoszenie się pracownika do pracy w ciągu 30 dni od zakończenia zasadniczej służby wojskowej, na podstawie art.122 Ustawy z dnia 21.11.1997r. o powszechnym obowiązku obrony RP.
** W przypadku rozwiązania stosunku pracy należy podać odpowiednio:
- na mocy porozumienia stron, na podstawie art.30 §1 pkt 1 Kodeksu Pracy,
- za wypowiedzeniem przez pracownika (lub pracodawcę), na podstawie art.30 §1 pkt 2 Kodeksu Pracy,
- bez wypowiedzenia przez pracownika (lub pracodawcę), na podstawie art.30 §1 pkt 3 Kodeksu Pracy,
- z upływem czasu, na który była zawarta umowa, na podstawie, art.30 §1 pkt 4 Kodeksu Pracy (dotyczy to umów zawartych na czas określony, na zastępstwo lub na okres próbny),
- z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania umowa została zawarta, na podstawie art.30 §1 pkt 5 Kodeksu Pracy.
UWAGA: Pracodawca w świadectwie pracy nie podaje przyczyny rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę, nawet wtedy, gdy miało to związek ze złamaniem przez pracownika dyscypliny pracy.

   W świadectwie pracy pracodawca nie podaje wysokości zajętego wynagrodzenia, gdyż, zgodnie z obowiązującym prawem, narusza to dobra osobiste zatrudnionego. Np. gdy pracodawca potrąca pracownikowi z wynagrodzenia określone kwoty należności alimentacyjnych, należy w świadectwie pracy w miejsce kwot podać jedynie sygnaturę akt sprawy i oznaczenia komornika.

   W ostatnim punkcie świadectwa pracy należy umieścić inne informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, o które on wnioskuje, a które nie zostały podane wcześniej. Są to przykładowo: dane o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych przez pracownika kwalifikacjach zawodowych oraz wymagane prawem informacje związane z prawomocnie zakończonymi postępowaniami sądowymi (np. jeżeli orzeczenie sądu potwierdza niezgodność z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy z pracownikiem, to na żądanie tego pracownika informacja o tym musi znaleźć się w tekście wydanego mu świadectwa pracy).

   Jeżeli Sąd Pracy orzeknie, że pracodawca naruszył Kodeks Pracy podczas rozwiązywania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy tego pracownika, to pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy.

   W przypadku, gdy z orzeczenia Sądu Pracy wynika obowiązek przywrócenia pracownika do pracy albo wypłacenia mu odszkodowania, a wcześniejsza umowa o pracę została mu wypowiedziana z winy pracownika, to w nowym świadectwie pracy należy podać informację, że umowa o pracę została rozwiązana za wypowiedzeniem z inicjatywy pracodawcy.

   Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi do rąk własnych albo osobie upoważnionej przez pracownika, najlepiej w dniu w którym dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Jeżeli żadna z tych osób nie może odebrać tego dokumentu, wtedy pracodawca w ciągu 7 dni od ustania zatrudnienia, wysyła go pocztą albo doręcza przez innego pracownika lub kuriera.

   Odbiór świadectwa pracy pracownik lub osoba upoważniona kwituje podpisem na kopii dokumentu. Gdy świadectwo pracy jest dostarczane pocztą, wtedy dowodem jego wydania jest podpis pracownika, którego dokument dotyczy, na zwrotnym poświadczeniu odbioru przesyłki lub notatka służbowa sporządzona przez światka doręczenia, gdy adresat odmawia pokwitowania przesyłki.

   Świadectwo pracy zmarłego pracownika umieszcza się w jego aktach osobowych. Wydanie świadectwa rodzinie zmarłego może nastąpić jedynie na wniosek członka rodziny lub na wniosek spadkobiercy.

   Dyrektor szkoły nie może uzależnić wydania pracownikowi świadectwa pracy od tego, czy uprzednio rozliczył się ze wszystkich wcześniejszych zobowiązań wobec pracodawcy. Np. dyrektor może żądać od pracownika zwrotu przedmiotów powierzonych mu na czas zatrudnienia, a należących do szkoły, jednak nie może łączyć tej sprawy z wydaniem pracownikowi świadectwa pracy.

   Dyrektor szkoły, mimo że przepisy wyraźnie tego nie precyzują, nie powinien wydawać świadectwa pracy pracownikowi w czasie jego zatrudnienia, gdyż np. w okresie wypowiedzenia mogą wydarzyć się różne sytuacje, mające wpływ na treść tego dokumentu. W takim przypadku lepiej jest wydać pracownikowi zamiast świadectwa pracy inny dokument o zbliżonym charakterze, np. zaświadczenie o zatrudnieniu pracownika.

   Jeżeli w świadectwie pracy wydanym pracownikowi zostaną ujawnione błędy, wtedy pracownik ten ma 7 dni od otrzymania dokumentu na wniesienie do dyrektora szkoły wniosku o sprostowanie. Przepisy nie określają formy wniosku, jednak dla celów dowodowych należy zadbać o jego formę pisemną. Jeżeli dyrektor negatywnie rozpatrzy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, to pracownik ma 7 dni od daty doręczenia mu odmowy na skierowanie sprawy do Sądu Pracy. Jeżeli sąd uzna powództwo pracownika, dyrektor szkoły jest zobowiązany do wydania nowego świadectwa pracy, uwzględniającego elementy sprostowania. Na tym dokumencie nie umieszcza się adnotacji, że jest on wynikiem wyżej opisanej procedury. Wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy przechowuje się w jego aktach osobowych.

   Kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika. W uzasadnionych wypadkach możliwe jest wydawania odpisów tego dokumentu. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że dokonując odpisu nie wolno tworzyć nowego dokumentu w oparciu o obowiązujący druk świadectwa pracy, tylko dokonać jego uwiarygodnionego streszczenia. Dopuszcza się również możliwość uwierzytelniania odbitek kserograficznych sporządzonych z oryginalnego dokumentu.

   Dyrektor szkoły, który nie dopełni obowiązku terminowego wystawienia i dostarczenia pracownikowi świadectwa pracy lub wystawi je niewłaściwie może liczyć się z konsekwencjami prawnymi. W takim przypadku pracownik może domagać się sądownie odszkodowania z tytułu szkody poniesionej z winy pracodawcy. Np. gdy nowy pracodawca nie będzie mógł nawiązać z nim stosunku pracy, uzależniając to od dostarczenia świadectwa pracy i pracownik z tego powodu poniesie szkodę. Zanim jednak sąd zasądzi odszkodowanie pracownik musi udowodnić, że opisana wyżej sytuacja miała miejsce.

   W przypadku, gdy dyrektor nie dopełni wszystkich formalności związanych z wydaniem świadectwa pracy, pracownik może zawiadomić o tym Państwową Inspekcję Pracy, która, w przypadku potwierdzenia się zarzutu, może na dyrektora nałożyć grzywnę.