Urlop bezpłatny może zostać udzielony nauczycielowi lub każdemu innemu pracownikowi szkoły na jego wniosek złożony do dyrektora szkoły.

Wniosek o urlop bezpłatny pracownik składa w formie pisemnej, określając jego planowany termin. Nie ma specjalnej formuły ani wzoru wniosku w tej sprawie.

Pracownik we wniosku dotyczącym urlopu bezpłatnego nie ma obowiązku podawania powodu planowanej nieobecności. Może, ale nie musi, uczynić to w formie ustnej, podczas rozmowy z dyrektorem.

Brak informacji o przyczynie planowanego urlopu bezpłatnego może stanowić przyczynę odrzucenia przez dyrektora wniosku w tej sprawie, szczególnie w sytuacji, gdy pracownik zbyt często korzysta z takiego urlopu, zakłócając tym normalny rytm pracy szkoły.

Dyrektor może, ale nie musi na piśmie odpowiedzieć pracownikowi na wniosek w sprawie udzielenia urlopu bezpłatnego. Jednak, dla uniknięcia wszelkich nieporozumień w tej sprawie, dobrze jest, gdy dyrektor swoją decyzję wyrazi na piśmie, określając szczegółowo termin urlopu oraz zasady odwołania pracownika z tego urlopu.

Żadne przepisy nie określają, jak długo może trwać urlop bezpłatny. Zależy to od indywidualnych potrzeb pracownika oraz od ustaleń poczynionych w tej sprawie z dyrektorem szkoły.

Dyrektor może dać pracownikowi mniej urlopu bezpłatnego, niż on sobie życzy, natomiast w żadnym przypadku nie może wydłużyć tego urlopu bez zgody pracownika.

Dyrektor nie może wysłać pracownika na urlop bezpłatny bez jego zgody.

Pracownik może skrócić czas trwania urlopu bezpłatnego tylko za zgodą dyrektora szkoły. Oznacza to, że dyrektor nie ma obowiązku dopuścić do pracy pracownika zamierzającego przerwać urlop bezpłatny, np. gdy w jego miejsce została zatrudniona inna osoba na zastępstwo lub względy organizacyjne szkoły tego nie uzasadniają.

Dyrektor ma prawo odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego, ale tylko takiego, który trwa dłużej niż trzy miesiące. Dyrektor nie może skrócić urlopu trwającego krócej iż trzy miesiące.

W przypadku decyzji dyrektora o odwołaniu pracownika z urlopu bezpłatnego, jego powrót do pracy jest obowiązkowy, a odmowa może stanowić podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego w związku z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych.

W czasie trwania urlopu bezpłatnego, umowa o pracę zawarta z pracownikiem nie wygasa, a pracownik ma zagwarantowany powrót na to samo stanowisko i na tych samych warunkach. Jeżeli zatrudniono kogoś na zastępstwo - dotychczasowe stanowisko i miejsce pracy musi zostać zwolnione z chwilą zakończenia urlopu bezpłatnego pracownika.

Podczas urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę oraz pracodawca nie opłaca jego składek emerytalno-rentowych. Czasu przebywania na urlopie bezpłatnym nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym zachowuje prawo do bezpłatnego leczenia jedynie przez 30 dni od daty przekazania ostatniej składki. Dotyczy to również członków rodziny korzystających z jego ubezpieczenia zdrowotnego.

Choroba pracownika w czasie trwania urlopu bezpłatnego nie stanowi podstawy do jego przerwania, a przebywanie na zwolnieniu lekarskim w czasie trwania urlopu bezpłatnego nie uzasadnia przedłużenia go o czas tego zwolnienia.